Site para empresa de eventos

O cliente pede orçamento a três e escolhe quem se explicou melhor

Evento tem data marcada, e quem contrata não tem tempo para adivinhar. Antes de escrever a primeira mensagem, o cliente quer ver que tipos de evento a empresa faz, em que cidades atende, o que cada pacote inclui, o que fica por conta dele e como funciona o cancelamento. Depois olha trabalhos anteriores para imaginar o próprio evento naquele cenário.

O problema é que quem organiza evento passa o sábado inteiro em outro evento, e a mensagem do cliente espera sem resposta. Um site com as respostas prontas trabalha enquanto você monta a festa de outra pessoa, e o cliente que chega ao pedido de orçamento já sabe do que você trata.

Equipes minúsculas e poucos endereços próprios

São 132.791 empresas de eventos ativas com e-mail no cadastro do CNPJ, no recorte da Aria, e só 10.066, ou 7,6%, usam e-mail em domínio próprio; as demais 122.725 recebem pedidos de orçamento num endereço de provedor comum. A medição da Aria olhou 2.730 empresas de eventos com domínio próprio e encontrou site no ar em 67% delas. A taxa chega a 71% no Paraná, em 161 medidas, e cai a 51% no Espírito Santo, em 47.

O IBGE, que conta o mercado inteiro na classe de organização de eventos, exceto culturais e esportivos, registra 52.410 unidades locais e 79.894 assalariados, ou 1,5 por unidade. Com tão pouca gente por empresa, é comum a mesma pessoa vender, planejar e estar no evento. São Paulo reúne 46.862 empresas do recorte, 35,3% do total, o Rio de Janeiro 17.389 e Minas Gerais 10.950. Entre as cidades, a capital paulista soma 24.858, o Rio 10.581 e Brasília vem em terceiro, com 4.604, das quais 292 têm domínio próprio.

Sete páginas que ajudam a fechar a contratação

• Tipos de evento, um por página: casamento, aniversário, formatura, confraternização de empresa, congresso, e o porte de evento que a empresa atende.
• Pacotes e o que está incluído: estrutura, equipe, atrações e serviços de cada um, com a lista do que fica por conta do contratante.
• Região de atendimento, com as cidades onde a empresa monta evento.
• Galeria de eventos já realizados, com fotos da própria empresa e uma linha sobre cada trabalho.
• Como contratar: etapas, prazos e condições de cancelamento, escritos antes de o cliente precisar perguntar.
• Pedido de orçamento: formulário com data, tipo de evento, número de convidados e cidade, que chega ao e-mail da empresa, mais o botão de WhatsApp para dúvidas.
• Dados da empresa: razão social, CNPJ, endereço e contato@suaempresa.com.br no lugar de um endereço de provedor comum.

Sem conselho, mas com regras: o que a lei geral pede de quem organiza festa

Organizar eventos não tem conselho nem regra de publicidade própria. Valem o Código de Defesa do Consumidor e as licenças do município onde o evento acontece, como alvará, vistoria dos bombeiros e limite de ruído. Essas licenças mudam de cidade para cidade, então o site não afirma exigência específica: diz o que o pacote cobre e deixa claro o que depende da legislação local.

A oferta vincula. O que o site apresenta como incluído tem que ser entregue, e omitir um dado essencial, como taxa, licença, segurança ou ambulância que o pacote não cobre, pode ser publicidade enganosa por omissão. O mesmo código pede orçamento discriminado, com o que está incluído, os prazos e as condições. Por isso a página lista o que cada pacote inclui e o que fica de fora, e não promete atração, estrutura ou local que não esteja contratado.

Há ainda a música. Em evento aberto ao público, a execução de música exige autorização prévia dos titulares dos direitos autorais, o licenciamento feito pelo ECAD. O site avisa que esse licenciamento existe, e o contrato diz quem o providencia. Se houver comida servida, a alimentação segue as regras sanitárias, e a página também lembra disso.

Mostrar o trabalho sem expor os convidados

Evento se vende com imagem, mas nem toda foto serve. As que funcionam são as da montagem pronta: mesas postas, palco, iluminação, entrada, detalhes de decoração, tiradas antes de os convidados chegarem. Cada foto vem com uma legenda curta: o tipo de evento, a cidade e o que a empresa fez.

Foto em que um convidado aparece de frente só entra na galeria com autorização de uso de imagem. Foto de evento de outra empresa, ainda que de uma parceria, não aparece como se fosse sua. Com esse cuidado a galeria dá segurança ao cliente novo e não cria problema com quem já contratou.

Da conversa ao site no ar

Para começar, basta o CNPJ: o cadastro dura uns 5 minutos. Por e-mail, você manda os tipos de evento que realiza, os pacotes e o que cada um inclui, a região atendida, a logo e as fotos de montagem. O endereço provisório do site fica pronto em até 5 dias úteis, e os ajustes que você pedir por e-mail entram antes da publicação. Com a aprovação, vem a primeira mensalidade e, depois dela, a publicação no domínio da empresa.

Onde o ramo é maior

As cidades com mais empresas de eventos no recorte da Aria e as páginas por estado.